Cách kiểm soát tồn kho nguyên liệu cuối tháng: đặt đơn thông minh không hết hàng giữa ca

10 Tháng 6, 2026
Cẩm nang pha chế
Võ Vương

Hết bột matcha lúc 9 giờ sáng, thiếu ly giữa ca chiều, hụt syrup đúng ngày cuối tháng — đây là những tình huống hoàn toàn có thể tránh được nếu chủ quán nắm vững cách kiểm soát tồn kho nguyên liệu và xây dựng lịch đặt hàng định kỳ bài bản. Bài viết này cung cấp khung làm việc thực tế để bạn tính toán mức tiêu thụ, xác định điểm đặt hàng và gom đơn hiệu quả — không cần phần mềm phức tạp, chỉ cần một bảng theo dõi đơn giản và thói quen kiểm kho đúng nhịp.

Tại sao quán cà phê hay hết hàng giữa ca dù đã mua đủ đầu tháng

Phần lớn trường hợp hết nguyên liệu giữa ca không xuất phát từ việc mua thiếu, mà đến từ ba nguyên nhân cốt lõi:

Không tính đúng mức tiêu thụ thực tế. Nhiều chủ quán ước lượng theo cảm tính hoặc dựa vào lần mua trước mà không kiểm tra lại biến động doanh số theo tuần, theo tháng. Tháng có lễ, tháng hè, tháng mưa dầm — mức bán ra chênh nhau đáng kể.

Đặt hàng không đều nhịp. Khi nào thấy gần hết mới gọi là cách làm phổ biến nhưng thiếu bền vững. Nếu nhà cung cấp giao chậm 1–2 ngày, hoặc hàng đang hết kho, quán sẽ rơi vào tình trạng đứt hàng không có giải pháp dự phòng.

Mua lẻ từng mặt hàng, không gom đơn. Mỗi lần thiếu gì gọi nấy khiến chi phí vận chuyển tăng, thời gian xử lý đơn phân tán và dễ bỏ sót những mặt hàng tiêu thụ chậm hơn nhưng cũng không kém quan trọng như creamer, nắp ly, ống hút.

Bước 1: Tính mức tiêu thụ trung bình ngày và tuần

Trước khi lập lịch đặt hàng, bạn cần có con số tiêu thụ thực tế của từng nguyên liệu. Cách đơn giản nhất là lấy lượng mua vào trong 4 tuần gần nhất, trừ đi tồn kho hiện tại, chia cho số ngày trong giai đoạn đó.

Ví dụ minh họa:

Nguyên liệu	Mua vào 4 tuần	Tồn kho hiện tại	Tiêu thụ thực tế	Trung bình/ngày
Bột matcha	5 kg	0,8 kg	4,2 kg	~150 g
Trà oolong	3 kg	0,5 kg	2,5 kg	~90 g
Creamer	10 kg	1,5 kg	8,5 kg	~300 g
Syrup caramel	6 chai	1 chai	5 chai	~0,18 chai
Ly 500ml	1.200 cái	150 cái	1.050 cái	~37 cái

Bảng này cần được cập nhật ít nhất mỗi tháng một lần. Nếu quán có biến động doanh số theo mùa (ví dụ tháng hè bán tăng 30–40%), bạn nên nhân thêm hệ số điều chỉnh để tránh thiếu hàng đúng đợt cao điểm.

Xác định mức tồn kho tối thiểu (safety stock)

Safety stock là lượng hàng đệm giúp quán tiếp tục hoạt động trong trường hợp đơn hàng giao chậm hoặc có sự cố. Nguyên tắc thực tế: tồn kho tối thiểu = mức tiêu thụ trung bình ngày x (thời gian giao hàng + 1 ngày đệm).

Nếu nhà cung cấp giao trong 1 ngày, bạn cần dự trữ ít nhất 2 ngày tiêu thụ của mỗi nguyên liệu. Khi tồn kho chạm ngưỡng này, đó là tín hiệu đặt hàng ngay — không chờ hết hẳn.

Bước 2: Lập lịch đặt hàng nguyên liệu định kỳ

Thay vì đặt hàng theo kiểu “nhìn thấy thiếu mới gọi”, hãy chốt một hoặc hai ngày cố định trong tuần để kiểm kho và gửi đơn. Với hầu hết quán cà phê quy mô nhỏ và vừa, đặt hàng 1 lần/tuần vào ngày cố định (thường là thứ Hai hoặc thứ Tư) là nhịp phù hợp.

Quy trình kiểm kho và đặt hàng theo tuần

Ngày kiểm kho (ví dụ: tối Chủ nhật):

Đếm tồn kho thực tế của từng mặt hàng chính
So sánh với mức tiêu thụ trung bình tuần
Tính lượng cần đặt thêm: lượng cần = (tiêu thụ trung bình tuần x 1,5) – tồn kho hiện tại

Sáng thứ Hai:

Gửi đơn cho nhà cung cấp trước 10 giờ để đảm bảo giao trong ngày hoặc sáng hôm sau
Gom tất cả nguyên liệu, bao bì, vật tư phụ vào cùng một đơn

Hệ số 1,5 trong công thức trên là dự phòng cho tuần có ngày lễ hoặc doanh số tăng đột biến. Bạn có thể điều chỉnh lên 1,8–2 trong tháng cao điểm.

Quản lý danh sách đặt hàng theo nhóm

Chia nguyên liệu thành các nhóm để không bỏ sót khi kiểm kho:

Nhóm nguyên liệu đồ uống: bột matcha, bột trà sữa, bột cacao, trà các loại, siro, creamer, đường
Nhóm topping và nền: trân châu, thạch, hạt chia, kem tươi
Nhóm bao bì tiêu hao: ly, nắp, ống hút, túi đựng, nhãn dán
Nhóm gia vị và phụ trợ: muối, sữa đặc, whipping cream dạng bột

Mỗi nhóm có một người phụ trách kiểm đếm riêng nếu quán có nhân viên, hoặc chủ quán tự kiểm theo thứ tự danh sách nếu làm một mình.

Bước 3: Gom nhiều nguyên liệu trong một đơn để tiết kiệm chi phí và công sức

Đây là điểm tạo ra sự khác biệt lớn nhất giữa quán vận hành trơn tru và quán liên tục bị động.

Lợi ích của việc gom đơn

Tiết kiệm chi phí vận chuyển. Thay vì gọi 5–6 lần/tuần với mỗi lần vài mặt hàng, một đơn tổng hợp giúp bạn thường xuyên đạt ngưỡng miễn phí giao hàng của nhà cung cấp (nếu có) hoặc giảm số lần trả phí ship.

Giảm công xử lý đơn. Mỗi lần đặt hàng mất thời gian nhắn tin, xác nhận, kiểm tra khi nhận hàng, ghi sổ. Gom 1 đơn/tuần thay vì 5–6 đơn lẻ giảm đáng kể thời gian vận hành.

Giảm nguy cơ quên nguyên liệu. Khi đặt hàng theo danh sách cố định, bạn luôn kiểm tra đủ tất cả mặt hàng — kể cả những thứ tiêu thụ chậm như bao bì in sẵn hay siro ít dùng.

Cách gom đơn hiệu quả với nhà cung cấp F&B

Nếu nhà cung cấp của bạn có danh mục rộng — bao gồm cả nguyên liệu pha chế lẫn bao bì — hãy ưu tiên mua tập trung tại một đầu mối. Điều này giúp bạn có lịch sử đặt hàng rõ ràng, dễ thương lượng chiết khấu theo khối lượng và không phải quản lý nhiều mối liên lạc cùng lúc.

Một combo đơn hàng tổng hợp điển hình cho quán trà sữa hoặc cà phê speciality có thể bao gồm: bột matcha, trà các loại, creamer, syrup nhiều vị, ly 500ml + 700ml, nắp ly và ống hút — tất cả trong một lần đặt, một lần nhận, một lần kiểm hàng.

Xử lý tình huống hết hàng giữa ca

Dù lên kế hoạch tốt đến đâu, vẫn có những tình huống ngoài dự kiến: doanh số tăng đột biến, giao hàng trễ, hoặc đơn hàng bị giao sai số lượng. Đây là cách xử lý nhanh:

Khi hết một nguyên liệu chính (bột, trà, syrup):

Tạm ẩn món đang hết trên menu (nếu dùng POS hoặc app order)
Gọi ngay cho nhà cung cấp có cam kết giao trong ngày — nếu đã có quan hệ quen thuộc, thường được ưu tiên
Thông báo cho nhân viên pha chế để không nhận order sai

Khi hết bao bì (ly, nắp):

Kiểm tra xem có thể dùng size thay thế tạm thời không
Hỏi quán lân cận tương tự nếu cần giải quyết ngay trong vài giờ
Đặt bù ngay trong ngày, ghi chú “urgent” để được xử lý ưu tiên

Phòng ngừa cho lần sau: ghi lại tình huống vào sổ theo dõi, điều chỉnh safety stock của mặt hàng đó lên thêm 20–30%.

Quản lý nhà cung cấp F&B: chọn đúng đầu mối để giảm rủi ro đứt hàng

Kiểm soát tồn kho tốt đến đâu cũng phụ thuộc một phần vào độ ổn định của nhà cung cấp. Một số tiêu chí quan trọng khi chọn đầu mối cung cấp nguyên liệu F&B:

Danh mục đủ rộng: có thể cung cấp cả nguyên liệu và bao bì trong cùng một đơn
Giao hàng đúng hẹn: cam kết giao trong 1–2 ngày làm việc, có hỗ trợ giao gấp khi cần
Thông tin hàng hóa rõ ràng: biết trước khi nào hàng về, khi nào hết kho để chủ quán chủ động điều chỉnh
Hóa đơn và lịch sử đơn hàng minh bạch: dễ đối chiếu khi có sai sót

Việc duy trì 1–2 nhà cung cấp dự phòng cho các mặt hàng thiết yếu cũng là thói quen tốt — đặc biệt với những nguyên liệu đặc thù như bột matcha chất lượng cao hay trà đặc sản.

Sản phẩm HUBA dùng trong bài

Kết luận

Kiểm soát tồn kho nguyên liệu quán cà phê không đòi hỏi hệ thống phức tạp. Chỉ cần ba thói quen cốt lõi: tính mức tiêu thụ thực tế, đặt hàng định kỳ theo lịch cố định, và gom đơn đủ mặt hàng trong một lần. Khi ba thói quen này đã chạy tự động, bạn sẽ gần như loại bỏ hoàn toàn tình trạng hết hàng giữa ca — và giải phóng thời gian để tập trung vào việc bán hàng thay vì chạy theo sự cố nguyên liệu.

Nếu bạn đang tìm một đầu mối cung cấp nguyên liệu đủ danh mục, giao hàng ổn định và hỗ trợ đặt đơn combo, HUBA Mart là địa chỉ nhiều chủ quán F&B tại Hà Nội đang sử dụng. Liên hệ qua Hotline/Zalo 0326783377 để được tư vấn và báo giá sỉ.

HUBA Mart — Siêu thị bán buôn nguyên liệu & vật tư ngành F&B

Địa chỉ: 49 Tôn Đức Thắng, Hà Nội

Hotline / Zalo: 0326783377

Website: https://sieuthibanbuon.net

Fanpage: https://www.facebook.com/hubamart.sieuthibanbuon/